De grote dag! Jouw uitverkochte event

Het uitverkochte event is aangebroken

Het is eindelijk zover! De afgelopen maanden ben je heel druk geweest met de voorbereidingen rondom jouw event. Vandaag is de grote dag voor je event aangebroken.

In mijn eerste blog over online marketing voor events heb ik je op weg geholpen met het maken van een campagneplan, advies gegeven over je event site en hoe je de meetbaarheid inricht. In het tweede deel ging ik dieper in op content en campagnes, kanalen aanpak én het optimaliseren van je campagnes. En hoe je op die manier kunt zorgen voor zichtbaarheid voor je event.

Dit laatste blog is geschreven om ook na het event van je te laten horen. En dus te zorgen voor een goede opvolging. Je hebt immers veel tijd en aandacht gestoken in de voorbereidingen. Hoe jammer is het als de bezoekers daarna niets meer van je horen? Dus wat doe je na het event? Juist! Opvolging van alle bezoekers!

De laatste voorbereidingen voor het event

Een paar dagen voor het event is het handig om alle deelnemers nog een laatste update / mail te sturen met alle praktische info. Daarnaast is deze mail handig, omdat er altijd wel een aantal bezoekers zijn die niet meer kunnen. Een groot deel komt (helaas!) vaak ook zonder zich af te melden.

Een mail een paar dagen vooraf kan dus helpen om dat gedeelte te verkleinen. Wanneer iemand niet kan, kan hij zich door middel van die reminder afmelden. Zo heb je een actuele lijst van bezoekers die naar jouw event komen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Naamkaartjes
• Een laatste geprinte lijst met alle aanmeldingen
• Een foto- en videograaf om de dag goed vast te leggen
• Goodybag
• Collega’s die bij het event zelf zijn
• Roep een # in het leven die mensen kunnen gebruiken voor social

Fotografie en video

Fotografie, maar vooral een goede video van je event is essentieel. Je geeft door middel van video een heel goed sfeerbeeld van het event. Deze video kun je in de weken na het event in bepaalde campagnes nog gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan het gesponsord inzetten van de video op diverse kanalen, voor extra zichtbaarheid en het tonen van je expertise.

En na het event? Opvolgen!

Je hebt het event immers om een bepaalde reden georganiseerd. En veel tijd gestoken in de voorbereidingen. Dan wil je ook profiteren van de resultaten van je event. Toch?

Drie dingen die je alvast in je planning kunt meenemen:

• een follow-up mail
• het delen van inhoudelijke content
• een telefonische opvolging

Follow-up mail – bedank je bezoekers!

Zorg er dus voor dat er in de dagen na het event een goede mailing klaar staat om alle bezoekers te bedanken voor hun aanwezigheid. Stuur ze bijvoorbeeld de aftermovie mee, als terugblik op het event. Noem daarbij nogmaals de highlights van het event en wat er door de sprekers is verteld. Vergeet in de mail zeker geen verwijzing te maken naar je website met meer info over jou of je bedrijf.

Wat ook sterk is en vaak goed werkt, is het vragen om feedback. Je krijgt zo hele waardevolle informatie, die je voor de volgende editie kunt gebruiken.

Na die bedankmail kun je de bezoekers een aantal mailings sturen met diverse inhoudelijke content, om jouw autoriteit nogmaals te etaleren.

Denk ook aan de bezoekers die niet zijn geweest. Ook deze mensen kun je de video sturen. Zij zien zo gelijk wat ze hebben gemist. En ze weten zo direct dat ze hun agenda voor volgend jaar alvast moeten vrijhouden.

Deel inhoudelijke content

Hoe zorg je dat je bezoekers je niet vergeten? Deel inhoudelijke content! Je hebt het event immers georganiseerd omdat je jouw expertise over een bepaald onderwerp wilt delen. Je kunt op deze manier dus laten zien dat jij daar specialist in bent.

Wat je bijvoorbeeld kunt doen:

• Zet op je YouTube kanaal alle video’s
• Publiceer de aftermovie / highlight video op je social kanalen
• Publiceer verschenen artikelen over je event
• Publiceer quotes van bezoekers of sprekers op je socials. Zorg dat dit uiteraard goed is vormgegeven.
• Schrijf een blog als wrap-up over het event en publiceer dit op je website

Alle bovenstaande ideeën kun je natuurlijk extra onder de aandacht brengen door gerichte advertising op Facebook, Instagram, YouTube en LinkedIn.

Telefonische opvolging

In de weken na het event is het daarnaast ook zinvol om alle aanwezigen te (laten) bellen. Vragen wat ze ervan vonden en wat je voor ze kunt betekenen. Ze zijn immers niet voor niets naar je event gekomen. Een telefonisch gesprek kan altijd aanleiding zijn voor een verdere persoonlijke kennismaking.

Wanneer is je event geslaagd?

Bij het organiseren van een event hoort ook de evaluatie ervan. Je hebt er veel tijd, geld en energie in gestoken. Voor elk event, hoe groot of klein, eenmalig of niet, is dit enorm van belang. Wanneer ben je nu echt tevreden? Heb je aan de verwachtingen voldaan? Misschien heb je zelfs je verwachtingen wel overtroffen!

Inhoud campagne evaluatie:

• Wat ging goed en wat kon beter?
• Wat moeten we volgend jaar zéker weer doen?
• Wat moeten we volgend jaar absoluut niet meer doen?
• Maak een compacte samenvatting

Een uitverkocht event!

Daar gaan we natuurlijk voor. Een aantal tips en adviezen die ik je wil meegeven:

• Start met een doordacht campagneplan
• Zorg voor een brede online marketing aanpak
• Maak vooraf goede en duidelijke afspraken met je collega’s en alle partners waar je mee samenwerkt
• Maak voldoende relevante, interessante én inhoudelijke content en verspreid deze op diverse kanalen
• Zorg dat je elkaar wekelijks spreekt en minimaal 1x per maand ziet
• Last but not least: werk nauw met elkaar samen!

In deze blogserie heb je meer kunnen lezen over ‘online marketing voor events’.

• Deel 1: Het maken van een gestructureerd campagneplan voor jouw event
• Deel 2: De inzet van campagnes en content voor jouw event
• Deel 3: Wat je na het event als opvolging kunt doen

Meer weten over event marketing?

Wil je voor jouw bedrijf starten met resultaatgerichte online marketing campagnes voor evenementen? Of wil je eens een frisse blik op je online marketing aanpak? Wij hebben veel ervaring met het uitdenken, inrichten en optimaliseren van online marketing campagnes voor events. Laat ons weten welke uitdaging jij hebt.

Online marketing bureau

Consigo is een resultaatgericht online marketing bureau. Vanuit Amersfoort werken wij met 15+ online marketing specialisten dagelijks samen met onze klanten. Bekijk onze specialismen op onze dienstenpagina. Wil je een keer vrijblijvend kennismaken en sparren over jouw online uitdaging? Plan dan een groeigesprek in. 

Blijf op de hoogte

Wij schrijven regelmatig nieuwe blogs over online marketing. Bekijk onze website voor alle blogs of volg ons op Linkedin. Je kunt je ook direct aanmelden voor onze e-mail met online marketing updates. Zo blijf je eenvoudig op de hoogte.

Neem contact op

Heb je vragen over dit blog? Of wil je aan de slag met een resultaatgerichte online marketing campagne? Neem dan gerust contact op met onze online marketing specialisten. Mail naar info@consigo.nl of bel 085-888-2822. Wij helpen je graag verder.