Zo zorg je voor uitverkochte events

Bij Consigo hebben we vele klanten geholpen met het succesvol online werven van deelnemers voor hun evenement. In dit blog (deel 1) help ik je op weg met het maken van een campagneplan en het bepalen van je doelgroep. Ik geef je tips en adviezen over de ontwikkeling van een event site en hoe je de meetbaarheid inricht.

In het blog hierna (deel 2) ga ik in op content en campagnes, kanalen aanpak én het optimaliseren van je campagnes. En niet onbelangrijk: wat doe je tijdens en na het event? Juist! Opvolging van alle bezoekers!

Maak een campagneplan voor je event

Maar eerst: start met een doordacht campagneplan. Daarin beschrijf je diverse onderdelen, zodat je zeker weten niets vergeet. De inhoud van een campagneplan kan er als volgt uitzien:

Inhoud campagnestrategie plan:

• Doelgroep
• Kanalen
• Welk budget
• Tijdsplanning
• Contentplanning
• Meting van aanmeldingen
• Opvolgingsproces

Verwacht overigens geen ellenlang document van tig pagina’s. Bij Consigo houden we van korte en bondige actieplannen  zodat we met snel elkaar concreet aan de slag kunnen.

Doelgroep
Je organiseert het evenement om een reden. Meer leads, meer zichtbaarheid, autoriteit of aandacht voor bijvoorbeeld een nieuw product. Dan wil je wel dat de juiste mensen op je event komen. Denk dus vooraf goed na over je doelgroep: wie wil je bereiken? Wie zijn deze mensen, waar zijn ze te vinden zijn en hoe ze aangesproken willen worden. Een CEO of iemand op C-level heeft andere behoeftes dan iemand die in de operatie werkt. Deze informatie kun je later weer gebruiken in je content, op je website en bij de keuze van je kanalen.

Budget
Het budget is een belangrijk onderdeel. Met alleen organische berichten red je het tegenwoordig niet meer. Je ontkomt er dus niet meer aan om ook advertenties in te zetten. Hiermee bereik je veel sneller jouw (potentiële) doelgroep. Je kunt verschillende kanalen inzetten: van Google Ads, tot aan Facebook, LinkedIn en e-mailmarketing. In mijn volgende blog ga ik hier verder op in. Hou per kanaal zo’n € 1000,- aan, uiteraard afhankelijk van de tijd tot aan het event. Het kan gebeuren dat een kanaal minder goed presteert dan dat je vooraf had verwacht. Of juist verrassende resultaten geven. Wees hier dus flexibel in, stuur bij en optimaliseer waar nodig.

Boodschap en planning
Vervolgens is het belangrijk om na te denken over de inhoud en de boodschap. Veel particulieren en/of professionals hebben volle agenda’s. Wat gaat jouw event bieden waardoor ze deze tijd gaan vrijmaken voor jouw verhaal? Waarom moeten bezoekers perse naar jouw event komen? Zorg dat je je boodschap helder hebt.

Door een goede planning te maken, kun je heel gericht naar het evenement toewerken. Ook is het handig om alvast na te denken over de content die je in de campagneperiode gaat plaatsen en wanneer.

Belangrijk detail: denk hierbij goed na over de datum. Let bijvoorbeeld op schoolvakanties en feestdagen. Hoe jammer is het als je een event in de herfstvakantie organiseert en veel mensen haken om die reden af.

Maak online zoveel mogelijk meetbaar

Natuurlijk wil je ook de bezoekers van je pagina of website gaan bijhouden. Je wilt weten via welke kanalen het verkeer binnenkomt. Of je campagnes succesvol zijn. Doen ze verder op je website wat je wil dat ze doen?

Je kunt dit alles heel goed inzichtelijk èn meetbaar maken via Google Analytics. Van kliks op telefoonnummers en emailadressen tot aan de formulieren zelf. Zo krijg je een heel goed beeld van oa. het bezoek en de conversies. Bovendien: via welk kanaal dit gerealiseerd wordt.

Je kunt verder bijvoorbeeld kijken naar:

• Het percentage mobiel vs. desktop
• Sessieduur
• Gemiddelde laadtijd per apparaat
• Meest bezochte pagina’s
• Afhaakpercentage en wanneer
• …..

Allemaal belangrijke en vooral zinvolle info. Hier kun je vervolgens vanuit je campagnes en je budget weer op gaan (bij)sturen.

Aanmeldingen voor je event

Vergeet het vrijwel meest belangrijke onderdeel niet: de aanmeldingen! Je hebt vooraf een doel voor jezelf gesteld, tussentijds wil je natuurlijk weten hoe het ervoor staat en of je nog moet bijsturen. Het is dus heel belangrijk dat de aanmeldformulieren werken én meetbaar gemaakt worden.

Noem dit overigens nooit ‘formulier’, maar schrijf ‘om dit woord heen’. Uit diverse onderzoeken blijkt dat veel mensen een hekel hebben aan het woord ‘formulier’. Zet boven het formulier bijvoorbeeld: ‘Vul onderstaand je gegevens in en je bent aangemeld’. Hou het kort en krachtig 

Test het formulier eerst zelf goed door. Komt de testaanvraag goed bij je binnen? Mooi! En kies je ervoor dat de bezoeker een bevestiging van zijn of haar aanmelding krijgt? Zorg dan ook dat je dat onderdeel test. Let daarbij ook op de naam van de afzender en de lay out van de bevestigingsmail. Je kunt dit soort mails (zeker in bijvoorbeeld WordPress) helemaal naar eigen stijl inrichten. 

Ready?!

Je hebt nu de grootste voorbereidingen gedaan. Je campagneplan is af, budget bepaald, je hebt een event site die meetbaar is en je hebt alles goed (door)getest. Je bent ready to go om te starten met de campagnes voor jouw event. Het leukste gedeelte dus!  Hier ga ik in mijn volgende blog verder op in.

In deze blogserie kun je meer kunnen lezen over ‘online marketing voor events’.

• Deel 1: Heb je gelezen over het maken van een gestructureerd campagneplan voor jouw           event
• Deel 2: Kun je lezen over de inzet van campagnes en content voor jouw event
• Deel 3: En als afsluiting kun je in de laatste blog lezen wat je na het event als opvolging              kunt doen

Wil je in de tussentijd alvast meer weten over het maken van jouw event campagneplan? Of heb je hulp nodig bij jouw event marketing vraagstuk? Hieronder vind je mijn contactgegevens.